(Okuma Süresi: 5,6 Dakika)

Kurumsal satışta çalışan profesyonellerin, satış başarısındaki en kritik süreçlerin biri teklif takip yetenekleri ve aksiyonları.

Satış döngüsünde potansiyel segmentasyonu, doğru portföy yönetimi, etkili ziyaret gibi diğer pek çok alt süreçte elbetteki çok önemli. Diyelim bu konuları halettiniz ama yine de en kritik aşamayı, teklif takibini, iyi yönetmezseniz maalesef diğer yaptıklarınız iş sonuçlarına dönüşmez, güzel bir anı olarak kalır. Özetle anılarınızı değil, başarılarınızı konuşmak istiyorsanız teklifi sıkı takip etmelisiniz!

Peki satışı kapatmanızı sağlayacak bir teklif takibi nasıl, hangi aksiyonlarla yapılır?

9 madde de açıklamaya çalışacağım;

1-Teklif verdiğiniz firmanın ölçeği ve niteliği

Kurumlar ölçeklerine göre bellli davranış setleri geliştirdikleri için, firmanın ölçeği belirleyici durumlardan biri.Bu noktada ilk dikkat edilecek şey, teklif verdiğiniz firmanın ölçeği (küçük bir KOBİ mi, A+bir KOBİ mi Key Account (KA) niteliği gösteren bir firma mı yoksa uluslararası niteliği olan global bir KA mı?)

Küçük KOBİ ise sık aramak ve temas lazım örneğin, çünkü bu ölçekte kararlar yoğun bireysel gündem ve duygusallıkla alınır. Kurumlar genelde en son arayan firmanın söylemi ve baskısı altında hisseder kendini. Bu açıdan son arayan, son temas eden sizseniz işin sizde kalma olasılığı artar. İşinizi risklerden arındırmak için, eğer ürün satıyorsanız, karar anında ürünü bırakıp çıkın, yok hizmet satıyorsanız sözleşmeye imza alın. Yoksa o sözleşme masada kalır, rakip sıcağı sıcağına imzayı alıp çıkar!

Ölçek normalden büyüğe giden bir KOBİ ise, bu sefer de sürece birden fazla müdahil olan vardır. Bazen yarı kaos ortamında pazarlık yaparken bulabilirsiniz kendinizi. İşin sırrı dinleme kabiliyetinizi üst düzey bir seviyeye çıkarmak ve farklı seslerden gelen farklı itirazları harmanlayarak argüman üretme kabiliyetinizdedir. İkna edemediğiniz her durum, “o yoksa az daha indir” gibi indirim talebi olarak gelir. Bir taraftan da bu ortamlar en rahat rekabet bilgisinin alındığı ortamlardır, kurumlar verilen bütün teklifleri açık açık paylaştığı için.

Grup halinde konuşulan ortamları sevmiyorsanız ya da rahatsız oluyorsanız, teklif takip görüşmesine yemekten sonra, sabah ilk toplantı gibi hemen herkesin o anda orada bulunduğu saatlerde gitmeyin. Ara saatleri tercih edin, böylece ortam risklerini elemine edeceğiniz için görece daha rahat edersiniz. Ama “siz hepiniz ben tek” diyebileceğimiz ortamlar beni yormaz, işime bakarım derseniz zaten üst seviye bir satış profesyonelisiniz, yolunuz açık olsun.

Teklif takip ettiğiniz kurum A+KOBİ ise, bu sefer temel dikkat edilecek şey, firmanın niteliği. Burada firma ilerici mi, vizyoner mi, kendi sektörünün lideri mi takipçisi mi, firma maliyet odaklı mı, büyüme odaklı mı, kontağınız KOBİ’nin norm kadronunda bulunan ve KOBİ’nin büyümesi sonucu uzmanlığı olmadığı halde satın alma mı yapıyor gibi detaylar önemli.

Her parametre için değişik aksiyonlar var ve olayların çoğu zaman durumsallığı esas olduğu için, her detayı yazmak, örneklemekte mümkün değil ama örneğin firma liderin takipçisi ise teklif takip ederken “kampanya ay sonu bitecek” gibi sıradan görünebilecek bir zaman baskısı argümanı yerine (bu argüman küçük KOBİ’de işe yarayabilir bu arada) teklif sonucu alınacak ürün/hizmetin rekabetteki etkisine değinerek, kaçan fırsat algısını fiyat/kampanya üzerinden değil rekabet değerleri üzerinden yapmak lazım.

Liderin üzerinden tanımlanacak bir rekabet algısı bu grupta teklifin satış dönüşme oranını artıracaktır. Tabi bunları anlık, belli bir esneklik içinde yapabilmek için o sektörü yakın takip etmeniz gerektiğini, radarlarınızın hep açık olması gerektiğini söylememe gerek yok sanıyorum.

2-Teklif Verdiğiniz Kurumun Satın Alma Tarzı ve Süreci

Teklif takip ettiğinize göre bu firmaya daha önce etkili bir ziyaret yaptığınızı, çevre ortam şartlarını anladığınızı, ihtiyaç analizi yaptığınızı ve firmanın satın alma –onay süreçlerini biliyor olduğunuzu var sayıyorum.

Buna göre; firma teklifleri toplar-değerlendirir-revize teklif ister- satın almayı kapatır gibi sırf temel adımların olduğu bir kurumsa, revize teklifi 2. bir görüşme yaparak yüz yüze vermeye çalışın. Çünkü bu tarz hızlı adımların olduğu bir ortamda firma sizin teklif içinde fiyatınızı çok artıran bir unusuru aslında önemsemiyor olabilir . Örneğin şubelere direkt teslimat size ek %7’ye maloluyor. Fakat firma ilk bakışta rakip teklifin sizden %25 UCUZ olduğunu gördü ve “adamlar merkez depoya teslim ediyorlar ama ne yapayım ya %25 çok açık fark biraz zorlasam farkı %30’a çıkarırım üst yönetimi de şubelere biz bırakacağız ama %30 uygun diye ikna ederim” diye düşünür ve  iki teklifin kıyaslanabileceği zemini kaybeder (unutmayın karşısınızdaki kişi de bir çalışan, süreci adil yönetmeye çalışsa bile diğer iş gündemleri içinde kendisini olayların akışına bırakabilir, buna izin vermeyin!).

Bu durumda direksiyon direkt rakibe kırılır. Oysa siz ziyaret yaparsanız “%25 yükseksiniz” deyince bu farkın müşteri için yönetilebilir bir argüman olduğunu hissederseniz, o zaman bizde merkez depoya teslim edelim, fark %18 oldu dersiniz. Bu durumda satın alma “biraz zorlasam %12’lere indirsem, üst yönetime “%12 yüksek ama şu şu başlıklarda firma daha iyi hizmet veriyor, referansları daha iyi, sonuçta ikisi de merkez depoya burakıyor. Hem bu firma maliyetini karşılarsak şube şube de teslimat yapabiliyor” çizgisine gelir.

Yok firmada bu temel adımlara ek, 2.görüşme, ön onay, revize teklif, üst yönetim onayı gibi ara adımlar varsa (firmanın ölçeği daha büyük tahmin edebilceğiniz gibi) bu durumda verdiğiniz teklifin toplam bütçesi ne, firmanın imza sirkülerine göre kaç imza gerekiyor (şu ana kadar tanışmadığınız kişilerden imza almak zorunda mısınız?), firmadaki ortaklardan hangisi baskın gibi konular var.

Sonuçta daha tanışma aşamasında, satın alma sürecini öğrenmeniz, size ilerleyen zaman diliminde hangi zemine basarak aksiyon planlayacağınızı göstereceği için çok ama çok önemli.

3-İşin Zamanlaması ( Verdiğiniz Teklifin Satın Alması Ne zaman Yapılacak?)

Kestirmeden söyleyelim; işin ne zaman biteceğine göre aksiyon zamanlaması değişir. Doğru aksiyon “geçerken uğradım, şu teklife de bir bakalım birlikte” demek olabilir ama orta vadede bitecek bir işi için erken hamle yaparsanız, planınızda olmayan bir taviz vermek zorunda kalırsınız.

(Müşteri nasıl olsa işin bitme aşamasında “hadi gelin iş bitiyor, şu fiyatı bir bağlayalım” diyecek size)

Bu açıdan teklif başında ön gördüğünüz kârlılığınızı korumak için doğru aksiyonu bulsanız, hissetseniz bile doğru zaman mı diye tekrar tekrar düşünün.

Teklifler ne zaman toplanıyor, şirket kendi içinde ön değerlendirme yaptıktan sonra, teklif aldığı yerlerle 2.görüşmeyi ne zaman yapacak, şirket içinde bir hedef tarih (dead line) zamanı var mı gibi konulara hakim olursanız, doğru aksiyonu doğru zamanlama ile yapacağınız için etkinlik kaçınılmaz olur. (“aa ben de tam sizi arayacaktım” diyen bir müşteri sesini kim duymak istemez?)

4-Rakip Hamleleri

Teklif takibindeki en kritik unsurlardan biri rakip hamleleri. Siz sözlü onay aldınız ama rakip sert bir indirim daha yaptı, ne olacak? Takip etmezseniz –hele de aslında sizinde marjınız varsa- pisi pisine diyeceğiniz bir satışı kaçırırsınız

(Bu risk genelde ilk başta yüksek marjla verilen, kârlı teklif durumundaki işler için çok daha yüksek).

Rakiple ile diğer kritik konu, rakibin iletişim tarzı. Eğer genelde agresif fiyatla rekabet eden bir oyuncu ise, sizi de en iyi bildiği alana çekmeye çalışacaktır. Açık eksiltmeye girmeyin, mümkün olduğu kadar, rakibin dezavantajlı olduğu alana çekmeye çalışın müzakereyi.

(ör. Sert fiyatla kısa dönemde çok müşteri kazanmış ama hizmet kalitesinin düşmesine çözüm bulamamış olabilir? Bu konuda olumsuz referans olacak müşteri yok mu?)

Yine oyuncu sayısının az olduğu pazarlarda karşılaşılan bir durum; eğer son 4-5 işte size karşı kaybeden bir rakipse ne olursa olsun sert fiyatla geleceklerdir (O adamların da biraz iş alması lazım değil mi?). Tablo buysa, özellikle KA firmalarda,  bu işi pas geçmeyi düşünün. Kısa dönemde rüzgara kapılıp sert indirim verirseniz, bu firmada uzun süre kârlılığı unutabilirsiniz.

Yine başka kritik durum kontağınız rakibin kullandığı jargonu kullanmaya başlamasışsa ( rakibin ürün adlarını doğru söylüyor, hizmeti onların tanımladığı kelimelerle tanımlıyorsa örneğin) o zaman sizi sırf rakipten daha iyi indirim almak için kullanıyor olabilir.

Bu durumda tercih sizin; ya bizim sayemizde sert indirim alırsınız çekinmeyin kullanın bizi diyeceksiniz ya da indirim yapmadan bütçeniz olduğunda görüşelim diyeceksiniz.

Tabi kaybedeceğini bilerek sert indirim de bir teklif müzakere metodu amacı rakibin kârsız iş almasını sağlayarak, o fiyatla o hizmet kalitesi tuturulamaz, böylece bu müşteride uzun süre rakip giremez durumu. Ama çok sınırlı örnek için yapılması gereken bir rus ruleti, ayar tutmazsa elinizde patlayabilir kârsız müşteri!

5-Genel Ekonomik Gündem

Ekonomik gündemin KA da ayrı KOBİ de ayrı etkisi var malum.  Burada teklif takip ettiğiniz firma ithalatçı mı, üretip mi satıyor yoksa bayilik mi yapıyor gibi ticaret modeline ilişkin özel durumlar var, onları geçiyorum. (İthal edip satanın dolar kurundan etkilenmemesi mümkün değil, hele de sizin teklif dolar ise)

Bu noktada kritik olan şey olumsuz ekonomik/sektörel gündeme rağmen baskıcı bir tutumla sadece satışı kapatmak için teklif takip ediyor görünmemeniz. Bu durumda bencil algılanacağınız için potansiyel müşterinize yabancılaşırsınız!

Ortam sizin teklifinizin kapanması için karar alınamayacağı kadar kötüyse, doğru hamle ihtiyacı şirket içinde belirginleşmesini sağlamak, iletişimi sürdürmek ve normalleşme ihtimalinde ertelenmiş talebi karşılanmaya hazırlanmakdır.

Bu açıdan verdiğiniz teklif üzerinden genel ekonomik/sektörel gündem etkisi varsa ona özel durumları keşfetmeye çalışın. Teklif takip ederken, işin bu yönünü es geçmeyin.

6-Takip Mesafesini Ayarlamak / Doğru Zaman-Doğru Temas İlişkisi

Bir başka durum teklif takip ederken, aksiyon çeşitliliğini (ziyaret-mail-telefon-SMS), sırasını ve sıklığını ayarlamak. Ne çok bunaltıcı olmak lazım ne de umursamaz. Sonuçta siz işinizi yapıyorsunuz, zorla bir şey de satmıyorsunuz (Yoksa satıyor musunuz?).

Bu noktada takip mesafesinin verdiğiniz teklifin bütçesi, işin gerçek bir ihtiyaç olup olmadığı, rakibin temas sayısı ve çokluğu, çalıştığınız firmanın öncelikleri, kontağınızın iletişim tarzı, işin aciliyeti gibi pek çok unsurun  toplamından oluşan bir matematik olduğunu unutmamak lazım.

7-Çalıştığınız Kurumun Öncelikleri

Bazen dönem itibariyle bazı projeler bazı firmalar için çok uygun olur. Eğer kurumunuzun dönem itibariyle bu tarz bir projeye sıcak bakıyorsa (ör. Tekstil sektöründe ilk müşteriniz olacak?), bu durumu iyi değerlendirin, unutmayın bazen de müşterinin istediği fiyatı firmanıza satacaksınız! Bu açıdan takip ettiğiniz teklifteki olası ihtimalleri tekrar tekrar düşünün.

8-Müzakere Yürüttüğünüz Kontağınızın Kişisel Tarzı

Bu da çok önemli bir konu. Hem kontağınızın tarzına saygı gösterdiğinizi hissettirin (ör whatsapp kullanmıyor?) hem de saygı duyulacak biçimde işinizi yapmaya devam edin.

Bazen bu tarzı ıskalarsanız, olacak işinizi baştan baltalarsınız. Örneğin patronla görüşeceksiniz; bu görüşmeyi kontağınız mı ayarlayacak. Onu kaç gün bekleyeceksiniz? Vb.

9-Ruh Haliniz

Bu da nerden çıktı diye demeyin, şöyle bir gerilere gidip düşünün, kaç satışınız yanlış bir ruh halindeyken teklif takip araması yaptığınız için kaçırdınız?

Teklifi, verdiğimiz teklifler küçük ya da büyük bir engelle karşılaştığında onu çözelim ve işi satışla kapatalım diye takip ediyoruz. Engeli atlatacak şey 2.bir toplantı koparmakta olabilir, müzakere sürecini uzatarak rakibin avantajlı olduğu kampanya dönemini sonlandırmaya çalışmakta. Bu açıdan sebep ne olursa olsun, teklif takip aksiyonunda %100 hazır olmasınız. Ruhen ve bedenen hazır değilseniz , telefona elinizi uzatmayın! Müşteriniz sizin sesinizden bir enerji alacak ve o anda ya “off bu da amma bastırdı” mı yoksa “adamlar bizle çalışmak için bayaa istekliler mi” diyecek inanın siz sağlayacaksınız bunu.

Bonus: İster teklif, ister ziyaret satış bir temas ve mesafe sanatı. Temas ve mesafenizi iyi ayarlayın. Temas edeceğiniz yerde mesafeyi artırırsanız satışı, mesafeyi ayarlayacağınız yerde teması artırırsanız müşteriyi kaybedersiniz!